Masstart

03. aug 2017

Vissa dagar kan man få uppleva löpning i raketfart om man tittar in på est mika:timings huvudkontor i tyska Bergisch Gladbach. I mitten av juni till exempel. Eller en helg i mitten av maj då pågår det 18 event på tre dagar. Visst blir man nyfiken? Hur ser det ut bakom kulisserna när man ska få allt att klaffa?

Det är lördag eftermiddag på rastplats Kreuzlach på motorvägen A5. Två vita skåpbilar står sida vid sida och väntar. Män kommer ut, öppnar lastutrymmet och börjar flytta gula boxar från den ena bilen till den andra. Inga ord utbyts under proceduren och sedan åker bilarna därifrån. Totalt tog det mindre än fem minuter.

Men trots att det kan verka lite mystiskt så har det en enkel förklaring. Det är nämligen en av de där helgerna när all utrustning behövs. Ibland till och med flera gånger. Därför händer det att kollegorna möts på vägen för att utbyta utrustning med varandra. Några är redan klara med sina lopp och andra är på väg till nya tävlingar.

Varje tävling eller lopp har sina egna behov av personal, utrustning och tjänster. Och dessutom förväntas allt funka alldeles smärtfritt. Tiderna ska mätas korrekt, resultat ska publiceras live, startkuvert ska förberedas och delas ut: en uppgift som kan bemästras tack vare många år av erfarenhet av event i alla möjliga storlekar. Förutom erfarenhet så är nyckeln till framgång också ett sofistikerat projektstyrningssystem, väloljade team och processer, samt tekniska lösningar som förenklar det komplexa arbetet.

Allting börjar i ögonblicket då det kommer en förfrågan om att ansvara för tidtagningen på ett event. Då bestäms vilken utrustning som behövs och hur mycket personal som krävs på plats. Est mika:timing har utvecklat sin egen mjukvara för att kunna hantera planering av utrustning. Mjukvaran visar hur många tidtagningssystem, klockor, transpondrar, servers, laptops, startkuvert och bilar som behövs en viss helg och vad som måste packas vid vilken tid. Då kan man till exempel se att den 19:e till 20:e maj så är det många lopp som äger rum samtidigt. Närmare bestämt 18 stycken. Bland annat två Ironman, ett Strongman-lopp, ultraloppet Rennsteiglauf, två marathon, ett halvmarathon samt ett duathlon.

Över 120 tidtagningssystem jobbar samtidigt denna helgen. För varje huvudsystem finns det även ett backup-system som säkerhet för att kunna leverera korrekta tider även om det skulle uppstå något problem. Varje team packar med sig reservutrustning för att snabbt kunna byta ut trasiga delar så fort som möjligt om något går sönder. Före varje tävling så testas dessutom varje system ordentligt för att säkerställa att allt fungerar. Personen som ansvarar för systemet har också reservdelar i sin bil bara utifall att. ”Hängslen och livrem” skulle kunna beskriva est mika:timings strategi ganska bra.

Mer siffror från helgen:

52 935 uthyrda tidtagningschip till deltagarna. (Totalt användes mer än 200 000 chip, många deltagare äger nämligen sitt eget chip som de använder när de deltar i en tävling).
25 000 startkuvert packade och levererade.
113 anställda.
48 bilar i Tyskland, Österrike och Spanien.

Att leverera utrustning är en av uppgifterna som ska utföras. Först så förbereds den. Sen så testas den. Färdig att packas. Varje projektledare får en specifik packlista för sin uppgift. Sedan packas bilarna av det teamet som ska jobba på respektive lopp. Och det är då det kan uppstå behov av att ta över utrustning från ett annat team på en rastplats längs med motorvägen… Då finns det inte mycket tid att spela med.

Med så många lopp under samma helg så händer mycket på minuten. Material som kommer tillbaka på lördag gås direkt igenom och förbereds för att skickas ut nästa dag igen. Vissa dagar så är varenda tidtagningsmatta och vartenda system ute på event. Och i kontrollrummet så vet man precis vart varje liten pryl befinner sig.

Efter eventet så är uppdraget för logistikavdelningen följande: all utrustning ska tillbaka. Och det ska ske så fort som möjligt, tack! Packa ur, tvätta, kontrollera och placera på rätt plats. Detta måste göras på några få dagar för sedan ska allt förberedas för nästa helg. Vissa måndagar så är ett speciellt team i arbete. Med tandborstar. Om något av ”lerloppen” ägde rum under helgen så har ChampionChipen garanterat blivit leriga. Chipen kommer tillbaka till est mika:timing efter loppet och får då ett bad och en omgång med tandborsten.

Sen är det äntligen tid för anekdoter. Som den gången på en löptävling när en deltagare korsade mållinjen gåendes på händer. Teamet vid mållinjen fick gå in och avbryta. De fick löparen tillbaka på fötter och skickade tillbaka honom över mattorna för att registrera tiden. För 1,80 meter ovanför marken är chipet nämligen inte aktiverat…

Fler berättelser

Alltid ett steg före

11. feb 2018

mika:timing firade sitt 15-årsjubileum år 2017. Men själv har Harald Mika jobbat med professionell tidtagning på sportevent i 30 år. En bra anledning...

Rykandefärskt!

28. aug 2017

Enkelt, effektivt, miljövänligt. Vi pratar om liveutskrift av nummerlappar. Tekniken som utvecklats av mika:timing används nu på mer än 20 tävlingar i...

Gratulerar!

22. aug 2017

Den 16: september så går Bunerts Lichterlauf (Spring för ljus) i Duisburg för femtonde gången. Det är lika länge som mika:timing har funnits. Och de...

Jubileumsåret

17. aug 2017

Sommaren innehåller allt, inte bara soligt och skönt väder!