Ny serie: Profiler

03. apr 2018

I denna serie kommer vi presentera de anställda hos mika:timing och EST och berätta mer om deras arbetsuppgifter. Vi kommer att prata om glada dagar, adrenalimkickar och de viktiga arbetsverktyg som används. Idag börjar vi med projektledaren.

 “Du tar helt enkelt befälet”. Det summerar rollen som projektledare ganska väl. Det är Stephan Koslowskis ord, en del av teamet sen allra första början. Alltså för 15 år sedan! Han är en erfaren profil bland projektledarna. Vi träffade honom vid hans skrivbord och fick lära oss en hel del nytt!

 “Man skulle kunna säga att projektledarna jobbar i ett paralleluniversum”, säger Stephan. “I ett projekt är du i förberedelse-fasen samtidigt som du summerar ett annat projekt”.
Ett projekt börjar långt före själva loppet. När startskottet går så inleds den täta dialogen mellan projektledaren och kunden som sedan fortsätter fram till genomfört lopp och faktiskt även längre än så. Ungefär 8 veckor före loppet så handlar de flesta frågorna om logistik. Vilka resurser behöver vi? Hur stort ska teamet vara? Vilken utrustning behöver reserveras? Hur många lopp och klasser är det som ska ha tidtagning? De flesta lopp har utöver huvudloppet andra distanser och tävlingar där det ska finnas tidtagning och ju större lopp, desto större behöver mika:timings team vara. Ibland behöver assisterande projektledare tillsättas. När tävlingsdagen närmar sig så ökar kommunikationen inom teamet och med kunden. “Som projektledare så har jag en väldigt tight relation med kunden och det är mycket som ska koordineras”, säger Stephan. Innan utrustningen är färdiglastad så genomför projektledaren också ett testlopp. “Om det är nödvändigt beror på storleken på loppet och på vilka tjänster som ska levereras. Eftersom vi har höga kvalitetskrav på oss själva så genomför vi normalt sätt ett testlopp.”

Vid större event så är mika:timings team vanligtvis på plats redan veckan före loppet. Stationerna för att skriva ut nummerlappar sätts upp och resultatkontoret förbereds och bemannas. Tidtagningssystem för start- och mållinje installeras och testas. Detsamma gäller för “kommandocentralen”, där Stephan har sitt kontor. Där kan de som är ansvariga för att sätta upp tidtagningssystem få tag på Stephan om de har frågor och när de ska rapportera att förberedelserna är klara. Eller arrangören om de skulle behöva någon information. De sista kritiska förberedelserna precis före loppet kräver total koncentration från projektledaren. “Man måste verkligen vara på tårna, allting måste gå precis rätt”, säger Stephan om sitt arbete på själva tävlingsdagen. Alla trådar i en sådan här operation leder tillbaka till projektledaren och han drar i dem med skicklighet. Teamet är utspritt på olika ställen. På tidtagningspunkter och vid den så kallade “hubben” där startnummer delas ut. “För det mesta så fungerar det smärtfritt. Om det är långa avstånd och jag behövs på flera ställen samtidigt så kan jag logga ganska många kilometer”, säger Stephan med ett skratt.

På tävlingsdagen så ligger allt fokus på tidtagning och resultat. Det gäller även för projektledaren. Och resultaten publiceras inte bara live på internet. På många event så skickas också resultaten direkt till tv-produktioner. Projektledaren har också tät kontakt med personalen ute på banan som ansvarar för att sätta upp och ta ner mellantider. Schemat för vägavstängningar styr när det är dags att bygga system längs med banan. När vägen stängs och de första löparna närmar sig så öppnar sig ett kort fönster då det är dags att sätta igång. Och när “kvastbilen” kommer så gäller det att snabbt montera ned alltihop innan vägen öppnar. Allt detta måste planeras minutiöst så att alla vet vad som ska göras. Vart kan man parkera bilen? Och vilken rutt ska vi köra för att hinna till nästa mellantid?
När alla deltagarna har korsat mållinjen så är dagen ändå inte över för Stephan Koslowski och hans team. I kommandocentralen så säkerhetskopieras datan från alla tidtagningspunkter innan man kan packa ihop. Därefter kontrollerar projektledaren deltagar- och resultatdatan. Till exempel om någon har anmält sig till ett marathon men bara sprungit ett halvmarathon så korrigeras detta automatiskt i resultatlistan. Men av säkerhetsskäl så kontrolleras det även manuellt.

Dessutom så kontrolleras datan för att se att alla mellantider har registrerats. Om något konstigt upptäcks så kan det i vissa fall leda till att deltagaren diskvalificeras. Ibland måste det till ett detektivarbete för att lista ut vad som har hänt. Arrangören och projektledaren har en tät dialog direkt efter loppet och ibland så krävs det även ett sammanfattningsmöte.

Stephans jobb kräver nerver av stål, men sättet han beskriver det på får det ändå att låta enkelt. Vid många tävlingar så går det olika lopp parallellt eller precis efter varandra. Vid dessa tillfällen så får varje beslut konsekvenser och de måste tas inom några få sekunder. Man får inte låta sig bli distraherad. Stephan har hittat ett sätt att hantera detta. “Träning är viktigt för mig eftersom det håller mig i form mentalt”.

Och några saker till som vi vill veta:

Den största missuppfattningen om att jobba som projektledare.
“Tidtagning görs med stoppur”. Det stämmer inte. De tekniska kraven är enorma och resultaten måste finnas tillgängliga live i realtid.

När börjar adrenalinet pumpa…
“…till exempel på en cykeltävling när flera cyklister korsar mållinjen samtidigt och resultaten publiceras direkt. Det är nog en spänning som de flesta kan uppskatta.”

Hur roligt är jobbet?
“…för min egen del, jättekul! Det kräver flexibilitet och du måste hela tiden hantera nya situationer. Det finns inget projekt som är det andra likt. Och när allt klaffar så är det en otroligt skön känsla.”

Viktigaste verktyget.
“Mobiltelefonen och laptopen delar förstaplatsen!”

Fler berättelser

Vasaloppets vintervecka 2019

08. apr 2019

Vasaloppets Vintervecka 2019 är avklarad och det blev ännu ett fantastiskt år i skogarna och myrarna mellan Sälen och Mora. Som vanligt innebär det...

World University Triathlon Championship - Kalmar

10. dec 2018

Första helgen i September avgjordes student-VM i triathlon i Kalmar. Det var första gången som VM gick i Sverige och ansvariga för att sköta...

Running Lights – En ljuspunkt i höstmörkret

05. dec 2018

Alingsås. Både potatisens hemstad och kaféernas självklara huvudstad. Men när höstmörkret faller så är det också hemvisten för den hyllade...

Profiler

05. dec 2018

I denna serien så lyfter vi fram personal från Est och mika:timing och berättar mer om vad de gör om dagarna. Vi pratar med dem om härliga stunder,...